Sachant que l’usine est un endroit comportant certains dangers, toutes les personnes y travaillant sont tenues de suivre une procédure afin de garantir leur propre sécurité. Autrement appelée Procédure Opérationnelle Permanente (POP), Méthode appropriée de Travail (MAT), Instruction de travail (IT) celles-ci ont été mise en œuvre en entreprise afin de respecter les standards de l’organisation. Tous les salariés pourront assurer une bonne exécution de leur travail dans un milieu sans danger. Vu l’importance de ce document de formation, tous les formateurs et supérieurs hiérarchiques auront à savoir comment rédiger convenablement une procédure à l’aide de ces astuces.

#1 : Bien s’informer sur les différents enjeux encourus par les employés auprès de l’usine

Avant d’entamer la partie rédactionnelle, il est important que le rédacteur (responsable de formation ou autres responsables) s’informe sur le lieu, les dangers encourus par chaque poste, le type d’usine, les machines et engins présents dans cette dernière … De cette manière, les formateurs pourront avoir une vision globale de l’organisation opérationnelle de l’usine et mettre à leur connaissance les divers enjeux encourus par chaque poste à la fois à travers l’interaction des employés. À l’aide d’une procédure bien structurée, les compagnies seront en mesure d’obtenir un bon taux de productivité sans risquer la vie des salariés.

En effet, une usine a besoin de ces directives pour que toutes les personnes occupant le même poste puissent fonctionner d’une manière identique tout en étant en diapason avec ceux qui occupent un poste différent. Après avoir identifié le public cible, les responsables de formation devraient entamer la prochaine étape : la rédaction. Pour que cette harmonie se fasse ressentir au sein de votre compagnie, PAÉLO a mis en place, un système de lecture de procédure en ligne, afin d’offrir un maximum de sécurité au sein de votre cadre organisationnel.

#2 : Miser sur l’utilisation d’outils numériques pour gagner en efficacité et en rapidité !

Afin de mener à bien le côté « rédaction », le responsable de formation devrait utiliser des outils numériques, des instruments qui lui permettraient de gagner du temps tout en ayant à sa disposition des ressources illimitées innovantes pour la mise en place d’une procédure efficace. D’autant plus, cela permettrait de réduire le travail du formateur en cas de changement organisationnel au sein de l’usine. En effet, une mise à jour doit être faite au fur et à mesure que les normes de sécurité changent ou que d’autres engins fassent leur apparition.

Les formateurs doivent présentement se familiariser avec ces modes de faire modernes étant donné que les opérations industrielles (extractions minières, transformations, traitements chimiques …) sont en train de se numériser. À plus forte raison que toutes les compagnies poussent les responsables de formation à user de plateformes LMS performantes, comme PAÉLO, pour assurer l’apprentissage des procédures depuis l’apogée du e-learning. Enfin, toujours dans l’objectif de finir le travail rapidement, les formateurs sont également conviés d’utiliser un outil de création d’idée tel un mind-mapping numérique pour assurer une meilleure structuration des idées à exposer.

#3 : Ne pas encombrer la procédure de détails inutiles !

Une fois les vagues d’idées obtenues, le formateur devra les exposer d’une manière simple pour faciliter la visualisation de l’enchaînement des actions à respecter. Ainsi, le responsable de formation prodiguera une procédure qui suit parfaitement les normes et modèles établis. Étant faciles à lire, les responsables peuvent être sûrs que tous les lecteurs aient bien compris toutes les consignes.

Outre cela, il est important que le rédacteur n’encombre pas la procédure avec des détails inutiles (checklist des tâches à faire) étant donné que ces derniers seront déjà écrits dans un autre document en référence.

#4 : Se mettre constamment à jour sur les activités de l’usine !

À chaque réunion, les procédures rencontrent des modifications afin de garantir la sécurité de tous les employés. La compagnie elle-même peut apporter une mise à jour à leurs procédures selon les incidents et les diverses réclamations des employés. Pour ce faire, le responsable de formation devrait se tenir au courant de ces revendications auprès des superviseurs et responsables proches des salariés.

À titre informatif, un investissement (matériel ou immatériel) ou une redéfinition de la politique de la compagnie constituent également un mobile de réactualisation des procédures. Bien que chronophage, une mise à jour fréquente va capitaliser la compagnie, car les employés seront en mesure de suivre les actions d’amélioration de celle-ci sur le plan opérationnel. Un phénomène motivant davantage l’utilisation d’un système digital dans la mise en place d’une procédure d’usine.

#5 : Appuyer vos procédures par des images explicatives !

Selon la présentation souhaitée par le formateur, une procédure peut uniquement se présenter sous forme de logigramme dans la mesure où cette astuce facilite la compréhension des apprenants. À l’inverse, celle-ci ne peut uniquement comporter d’écrits étant donné que cela risquerait de compromettre la facilité de compréhension du document. Les formateurs qui n’apprécient pas tellement les logigrammes sont toujours tenus d’y mettre quelques schémas de signalisation pour mieux illustrer les messages.

Inopportunément, ayant l’habitude de travailler dans des zones à risque, les employés préfèrent mettre leur vie en péril pour accroître leur productivité au lieu de lire de longues procédures. En mesurant l’occurrence des risques via les images, les apprenants n’auront plus alors tendance à tenir les procédures pour acquises. Pour une meilleure animation de l’apprentissage de ces documents, veuillez consulter la fonctionnalité observation en 3D proposée par PAÉLO et profitez de son offre d’essai gratuit !