Le formulaire peut prendre une place prépondérante dans la gestion d’entreprise étant donné que ce document permet de collecter n’importe quelle information afin de rendre la compagnie/entreprise plus optimale. Se présentant autrefois sous une forme physique, la collecte de données via cette dernière était tellement énergivore et chronophage ce qui a vite poussé les techniciens à créer une version numérique de formulaire comme celle proposée par PAÉLO.

Qu’est-ce qu’un formulaire ?         

En principe, un formulaire habituel se présente sous forme de papier. Utilisé dans plusieurs domaines, celui-ci a pour but de collecter des données en se présentant tel un questionnaire. À titre informatif, celui-ci peut également être utilisé à des fins législatives pour obtenir des informations personnelles concernant telle ou telle personne. Autrement appelé « formulaire administratif », ce type de document sert à faire une demande officielle auprès d’une institution (étatique ou privée). En entreprise, ce type de questionnaire est présent dans tous les départements, car il permet de gagner du temps pendant le traitement de certaines tâches comme la demande de financement (Finance) et remplissage d’une fiche de renseignement (Ressources Humaines).

Auparavant, les formulaires étaient saisis à l’aide d’un logiciel pour que la rédaction se fasse automatiquement sans nécessairement taper des points ou faire insérer un rectangle pour créer un champ de réponse. Après sa saisie, ceux-ci se faisaient simplement imprimer en plusieurs exemplaires afin d’être distribués vers les personnes sondées. Sachant que l’utilisation de certains logiciels n’est pas évidente, le formulaire en ligne a alors été mis en place pour que sa saisie puisse se faire par quiconque.

• Qu’est-ce qu’un formulaire en ligne ?

Tout comme la version en papier, celle en ligne a également pour but de collecter des données ou des informations personnelles. Face à l’ère de la numérisation, toute opération se fait désormais en ligne via une plateforme ou un site web. En effet, le formulaire en ligne se fait saisir dans ces programmes informatiques dans l’objectif d’en concevoir un en tout lieu et en tout temps. D’autant plus que celui-ci permet aux personnes sondées de faire une économie de temps importante comparée à celui en version physique. Une solution innovante qui permet de ne pas se ralentir dans la lecture des écritures illisibles.

Outre le gain de temps, le formulaire en ligne est la technique la plus prisée pour marquer la rupture avec la surconsommation de papiers dans le milieu administratif. Sans penser aux empreintes numériques, l’option digitale permet de réduire la perte de surface forestière dans le monde. De surcroît, elle épargne des kilomètres de déplacement, surtout en milieu urbain, aux personnes chargées de faire les enquêtes. Ayant remarqué les aubaines de ce nouveau système, la plateforme de gestion de formation PAÉLO a intégré une fonctionnalité permettant de rédiger un questionnaire et de les distribuer aux individus concernés.

• Comment se présente le formulaire intégré de PAÉLO

Afin de répondre aux besoins des utilisateurs, PAÉLO donne la possibilité à ces derniers de personnaliser leur formulaire. Pour ne pas faire perdre du temps à leurs destinataires, les formulaires en ligne efficaces sont en principe composés par des questions fermées. La PaaS PAÉLO a alors intégré une option qui lui permet d’y incorporer une question fermée sous forme de menu déroulant. Inopportunément, la création de cette liste informatique ne semble pas aussi facile pour tout le monde, ce qui fait souvent pencher ce dernier à utiliser des questions à choix multiples (QCM). Une option qui n’exhorte que quelques cochages.

D’autant plus que les QCM montrent au préalable le type de réponses souhaitées afin de mener à bien l’enquête. Bien que les QCM et le menu déroulant fonctionnent de la même manière, les cochages évitent d’avoir des résultats invalides, car ils épargnent les questionnés à suivre un style rédactionnel particulier. Les champs de réponse des questions ouvertes de PAÉLO, quant à eux, se présentent sous la forme d’un rectangle vide. Une zone de texte qui a la capacité de contenir tous les types de caractères (lettre, chiffre, ponctuations …).

Sachant que la collecte de données ne peut être valide si toutes les informations nécessaires ne sont pas présentes, les formulaires en ligne doivent absolument être capables de traiter des dates et d’y afficher les différentes formes légales.

• Quels sont les avantages du formulaire intégré de PAÉLO comparé aux autres ?

Pour se rapprocher davantage de ses collaborateurs, PAÉLO délivre préalablement sa licence avec un tutoriel qui montre à ceux-ci le fonctionnement complet de la plateforme y compris le questionnaire. Faute de compréhension, la plateforme propose également à ces clients une assistance complète afin de les familiariser à la création et l’utilisation de cette fonctionnalité. Sachant que cette dernière est personnalisable, l’assistance permettra de faire explorer à ses utilisateurs toutes ses potentialités dans différents domaines autres que la formation en entreprise. De cette manière, quiconque aura besoin d’un formulaire dans l’exercice de son travail (document législatif, demande de financement, fiche de renseignement …) pourra directement se reposer sur la performance de la plateforme.

Grâce à l’option « partage » du formulaire de PAÉLO, celui-ci peut directement être partagé à ses destinataires en un seul clic. Certes, cette option illustre un aspect coercitif de la numérisation dans la gestion générale des employés. Toutefois, cela pourrait pousser ces derniers à s’imprégner des avantages de cette nouvelle ère. Les individus attachés au mode de faire traditionnel peuvent tout de même imprimer leurs questionnaires après les avoir créés ou les avoir remplis. Toutes les compagnies souhaitant jouir des potentiels et des aubaines du formulaire intégré de PAÉLO sont invitées à prendre immédiatement contact avec leurs experts en passant sur ce lien. Aussi, il est possible de faire un essai gratuit de 21 jours pour intégralement l’explorer.